Jako właściciel firmy, prawdopodobnie masz biznes plan i plan marketingowy, ale czy masz formalny plan onboardingu? Jeśli nie, nigdy nie jest za późno (lub za wcześnie, jeśli jeszcze nie zatrudniłeś swojego pierwszego pracownika), aby go wprowadzić. W końcu, kiedy już znajdziesz wspaniałego i utalentowanego pracownika, zazwyczaj w Twoim najlepszym interesie jest zatrzymanie go na dłużej. Zorganizowany program onboardingowy stanowi fundament dla wzajemnie korzystnej relacji pracowniczej i przygotowuje pracowników do dalszych sukcesów w firmie.
Czym dokładnie jest onboarding?
Na początek krótkie omówienie onboardingu, na wypadek gdybyś nie był zaznajomiony z tym terminem. Onboarding to seria kroków, które podejmujesz, aby w pełni zintegrować nowego pracownika z firmą i pracą. Obejmuje wszystko, od wstępnej papierkowej roboty, przez formalne szkolenie, po wyznaczanie celów. Twoim celem jest przekazanie nowemu pracownikowi wiedzy i narzędzi, których potrzebuje, aby stać się w pełni wydajnym i odnoszącym sukcesy członkiem zespołu - pamiętaj, że może to potrwać od kilku miesięcy do roku (lub dłużej).
Jako pracodawca, możesz wiele zyskać na opracowaniu i trzymaniu się starannie przygotowanego planu onboardingu. Twoi pracownicy będą bardziej skoncentrowani i nastawieni na osiąganie celów, a jak wykazały liczne badania, bardziej prawdopodobne jest, że pozostaną w Twojej firmie przez co najmniej 3 lata w porównaniu z pracownikami, którzy nie przejdą żadnego onboardingu.
Rozmowa kwalifikacyjna
Chociaż onboarding technicznie rozpoczyna się po zatrudnieniu pracownika, pierwsza rozmowa kwalifikacyjna jest zazwyczaj wtedy, gdy kandydaci tworzą swoje pierwsze wrażenia i mentalnie robią notatki na temat tego, czy chcieliby pracować w Twojej firmie.
Jeśli na stronie internetowej Twojej firmy znajduje się strona poświęcona karierze, wielu kandydatów do pracy prawdopodobnie sprawdzi ją przed przyjściem na rozmowę kwalifikacyjną. Oprócz upewnienia się, że strona jest stale aktualizowana o otwarte stanowiska, rozważ dodanie profili kadry kierowniczej, opisów różnych działów, zdjęć środowiska pracy i istotnych informacji na temat procesu rozmowy kwalifikacyjnej (adres, gdzie zaparkować, co należy przynieść).
Ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie wspólne obszary są schludne i zorganizowane, ale nie wahaj się dać spojrzenie na kulturę firmy. Wszystko, od mebli w holu po dzieła sztuki na ścianach, powinno dać kandydatom wskazówkę, czy ogólna kultura firmy jest bardziej konserwatywna czy swobodna.
Przejrzyj CV każdego kandydata przed rozmową i przygotuj pytania obowiązkowe z wyprzedzeniem. Jak zakończyć rozmowę, wręczyć kandydatowi swoją wizytówkę (więc mogą śledzić za pośrednictwem poczty elektronicznej) i dać mu lub jej przegląd tego, co kolejne kroki będą i ogólne pojęcie o tym, kiedy planujesz podjąć ostateczną decyzję.
Podręcznik Pracownika
Poza umową o pracę, oficjalny podręcznik pracownika firmy może być najważniejszym dokumentem, jaki dasz nowemu pracownikowi. Chociaż układ i zawartość podręczników pracowniczych różnią się w zależności od firmy, powinny one dotyczyć podstawowych zasad i procedur, w tym wymogów bezpieczeństwa, świadczeń, czasu wolnego, ubioru, obowiązkowych przerw i tak dalej. Celem podręcznika pracownika jest jasne określenie, czego oczekuje się w zakresie obecności, wydajności i zachowania.
Ponieważ prawa i przepisy zmieniają się regularnie, zaplanuj aktualizację podręcznika pracownika co najmniej raz w roku. Szczegółowy podręcznik może chronić pracodawcę tak samo jak (jeśli nie bardziej niż) pracownika w razie sporu, więc lepiej być zbyt szczegółowym i ostrożnym niż niejasnym lub niekompletnym.
Każdy pracownik powinien otrzymać wydrukowany egzemplarz przewodnika i zostać poproszony o podpisanie formularza potwierdzającego, że go otrzymał. Jeśli Twoja firma posiada wewnętrzne wiki lub portal internetowy, prześlij jego cyfrową kopię wraz z innymi formularzami i zasobami, których mogą potrzebować.
Pakiet powitalny
Oprócz podręcznika pracownika, możesz zebrać kilka nieformalnych wskazówek, które pomogą nowym pracownikom zadomowić się w firmie w ciągu kilku pierwszych dni.
Ten dodatkowy pakiet może zawierać takie informacje jak:
- Arkusz FAQ - najczęściej zadawane pytania dotyczące płac, dress codu, harmonogramu urlopów (nawet jeśli są one już omówione w podręczniku pracownika)
Mapa budynku, z wyraźnie zaznaczonymi pokojami przerw, toaletami i innymi wspólnymi miejscami
Informacje o zniżkach dla pracowników
Lista polecanych restauracji i food trucków w okolicy
Ważne daty, takie jak premiery produktów i zaplanowane wydarzenia firmowe
Przechowuj zawartość uporządkowaną w firmowych teczkach, aby ułatwić przechowywanie i prezentację.
Wstępna wizyta na pokładzie
Chcesz, aby pierwszy dzień pracy nowego pracownika był tak bezproblemowy, jak to tylko możliwe, dlatego ważne jest, aby ustanowić proces preboardingu, który rozpocznie się zaraz po zaakceptowaniu oferty. Od strony administracyjnej, wyślij pracownikowi umowę o pracę do wglądu, na wypadek gdyby miał jakieś pytania. Upewnij się, że pracownik wie, czy obowiązuje dress code, czy są jakieś ograniczenia parkingowe i jaki będzie harmonogram orientacji. Przedstaw szczegółową listę rzeczy, które pracownik musi przynieść pierwszego dnia (czek do wpłaty bezpośredniej, dowód tożsamości, karta ubezpieczenia społecznego).
Jest to czas na przeprowadzenie prześwietlenia lub zaplanowanie badania na obecność narkotyków i zamówienie sprzętu, narzędzi i materiałów, które mogą być potrzebne. Jeśli nowi pracownicy będą spotykać się z zewnętrznymi klientami i sprzedawcami w pierwszym tygodniu, zamów również ich wizytówki.
Przygotuj miejsce pracy pracownika, aby był gotowy do pracy pierwszego dnia. Oprócz standardowych długopisów, notatników i podajników papieru, pracownik z pewnością doceni kilka przemyślanych dodatków, takich jak szafka do przechowywania rzeczy osobistych i niestandardowy kubek, który będzie mógł trzymać przy biurku.
Jeśli to możliwe, skonfiguruj komputery i adresy e-mail z wyprzedzeniem. Na przykład, wszystkie poniższe kroki można wykonać przed pierwszym dniem pracownika:
- Utwórz login do swojego komputera lub laptopa
Skonfiguruj adres e-mail z tymczasowym hasłem
Wstaw standardowy podpis e-mail firmy
Dodaj adresy e-mail do wszelkich list e-mailowych w dziale lub całej firmie
Zainstaluj wszelkie niezbędne oprogramowanie
Podłączenie komputera do najbliższej drukarki
Dostarcz listę wszystkich loginów i haseł, które będą potrzebne pracownikowi.
Na koniec opracuj 30-, 60- i 90-dniowy plan, w którym nakreślisz cele, jakie masz nadzieję osiągnąć w tych ramach czasowych. Pomoże Ci to jasno określić obowiązki i priorytety nowego pracownika.
Wprowadzenie
Każda firma powinna mieć standardowy program orientacyjny, który dotyczy wszystkich pracowników, od stażystów po kadrę kierowniczą. Zapewnia to, że wszyscy są na tej samej stronie w odniesieniu do wartości i polityki firmy. Chociaż dokładne kroki będą się różnić w zależności od wielkości firmy i branży, istnieje kilka kluczowych elementów, które wszystkie firmy powinny uwzględnić, takich jak:
- Papierkowa robota i dokumentacja personalna (formularze podatkowe, kontakt w nagłych wypadkach itp.)
Przegląd świadczeń (ubezpieczenie, plany emerytalne itp.)
Filmy wideo na temat bezpieczeństwa i zgodności w miejscu pracy
Podpisane potwierdzenia najważniejszych zasad i procedur (korzystanie z telefonu komórkowego, daty przerwy w pracy, umowy o zachowaniu poufności).
Jeśli Twoja firma ma duży budynek lub kampus, zorganizuj oprowadzenie po nim przez przyjaznego pracownika z długim stażem. Pozwoli to Twojemu pracownikowi rozprostować nogi i uzyskać cenny wgląd w kulturę i historię organizacji.
Pierwszy dzień
Pierwszy dzień będzie naturalnie nerwowy, dlatego ważne jest, aby znaleźć odpowiednią równowagę, która pozwoli nowemu pracownikowi czuć się produktywnym, ale nie przytłoczonym. Niech zaczną od zadań o niskiej stawce, takich jak konfiguracja komputera lub napisanie e-maila przedstawiającego się reszcie firmy.
Zaplanuj spotkanie 1:1 pomiędzy pracownikiem a jego menedżerem. Menedżer powinien omówić oczekiwania na kilka pierwszych miesięcy, omówić plan na 30, 60 i 90 dni oraz odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące roli. Przygotuj mały projekt, w który pracownik będzie mógł się zaangażować, najlepiej taki, w którym będzie miał gwarancję sukcesu. Nie tylko pomoże to zaszczepić wiarę w swoje możliwości, ale także da im wyobrażenie o organizacji pracy działu.
Pierwszy tydzień
Jeśli nowy pracownik potrzebuje jakiegoś szkolenia lub sesji typu shadow, zaplanuj je na pierwszy tydzień. Na przykład, może on potrzebować dowiedzieć się o różnych produktach i usługach, maszynach/sprzęcie i preferowanych aplikacjach. Wiele firm zleca również nowym pracownikom (niezależnie od ich roli) spędzenie przynajmniej jednego dnia w dziale obsługi klienta, aby poznać rodzaje pytań i problemów, które się pojawiają.
Jeśli pracownik będzie miał jakichkolwiek bezpośrednich podwładnych, powinien spotkać się z nimi jeden na jeden w ciągu pierwszego tygodnia, aby poznać ich lepiej i uzyskać dokładne zrozumienie ich ról i obowiązków.
Pod koniec pierwszego tygodnia zorganizuj lunch powitalny dla zespołu nowo zatrudnionego. Pomoże to przełamać lody, dając wszystkim szansę na interakcję w bardziej swobodnym otoczeniu. W mniejszych firmach lub w przypadku starszych pracowników, możesz zamiast tego zaprosić ich na lunch. Zapytaj ich o pierwsze wrażenia na temat firmy i wszelkie obawy lub sugestie, jakie mają. Nie zapomnij o uzyskaniu ich opinii na temat przebiegu procesu rekrutacji i o tym, czy można coś w nim poprawić.
Pierwszy miesiąc
Pod koniec pierwszego miesiąca powinieneś lepiej poznać mocne i słabe strony nowego pracownika. Jeśli w Twojej firmie przeprowadzane są formalne oceny wydajności, zaplanuj jednomiesięczną ocenę, aby pracownik zrozumiał, jakie wskaźniki są wykorzystywane do oceny jego wydajności. Podkreśl obszary, w których się wyróżniają i przekaż konstruktywną informację zwrotną.
Jest to dobry moment, aby porównać ich postępy z oczekiwaniami firmy. Czy są na dobrej drodze do dotrzymania terminów? Czy wzrosła ogólna produktywność działu? Powinna to być rozmowa dwustronna, więc zapytaj o to, jak pracownik postrzega swoje stanowisko i czy są jakieś dodatkowe narzędzia lub zasoby, których potrzebuje, aby odnieść sukces.
Po trzech miesiącach
Po trzech miesiącach pracownicy powinni wykazywać się większą pewnością siebie i poczuciem odpowiedzialności za swoje obowiązki. Zaplanuj na tym etapie spotkanie kontrolne, aby omówić następujące kwestie:
- Co mają nadzieję osiągnąć w ciągu najbliższych 12 miesięcy? Poproś ich o przygotowanie planu lub mapy drogowej z konkretnymi celami.
Jakie przeszkody napotykają i czego potrzebują, aby je pokonać?
Jak ta rola wpisuje się w ich cele zawodowe? Co chcieliby zobaczyć w zakresie rozwoju kariery w firmie?
Przejście do nieznanej firmy może być trudne, ale przyjazny program onboardingowy pomoże złagodzić obawy nowego pracownika i przyspieszy proces adaptacji. Dzięki regularnemu ustalaniu, weryfikowaniu i rozwijaniu procesu onboardingu, możesz zmniejszyć rotację pracowników, zwiększyć wydajność oraz stworzyć bardziej komfortowe i bezpieczniejsze środowisko pracy!
